¿Quieres conectar un asistente de notas como Jamy.ai con HubSpot? Aquí tienes todo lo que necesitas saber para hacerlo rápido y fácil:

• Ventajas clave:

  • Importa leads automáticamente.

  • Sincroniza notas y tareas en tiempo real.

  • Centraliza datos de reuniones en HubSpot.

• Requisitos básicos:

  • Jamy.ai: Suscripción Premium (39 € al año).

  • HubSpot: Cuenta activa con permisos de Super Admin.

  • Autenticación mediante Token de acceso privado o OAuth.

• Opciones de integración:

  • Herramientas externas: Usa Zapier o Make para integrarlo sin programación.

  • Webhooks directos: Ofrecen más control, pero requieren conocimientos técnicos.

• Pasos rápidos:

  1. Activa webhooks en Jamy.ai desde las opciones de integraciones.

  2. Configura una aplicación privada en HubSpot para recibir datos.

  3. Mapea campos como título, participantes y tareas para sincronización.

• Sincronización:

  • Unidireccional (Jamy.ai → HubSpot) o bidireccional.

  • Se actualiza automáticamente cada 5 minutos.

¿Tienes problemas? Verifica tokens, mapeos de campos y errores en los registros. Usa herramientas como Zapier para simplificar o personaliza con webhooks si buscas más control.

Con estos pasos, puedes automatizar y optimizar la gestión de tus notas y datos en HubSpot de manera efectiva.

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Requisitos de configuración

Jamy.ai juega un papel clave en esta integración, asegurando una comunicación fluida y segura con HubSpot.

Herramientas y accesos necesarios

Para completar la integración, necesitarás lo siguiente:

Desde el 30 de noviembre de 2022, HubSpot dejó de usar las claves API tradicionales. Ahora, las opciones recomendadas son:

• Token de acceso de aplicación privada: proporciona mayor seguridad y está diseñado para integraciones específicas.

• Autenticación OAuth: útil para conexiones que necesitan autorización de usuario.

Pasos básicos de configuración

Estos son los pasos iniciales para configurar la integración:

1. Configuración en Jamy.ai
   

   Para habilitar los webhooks en Jamy.ai:

   • Verifica que tengas el plan Premium activo.

   • Accede a la sección de integraciones dentro de Jamy.ai.

   • Activa la opción de webhooks personalizados.

2. Configuración en HubSpot
   

   En tu cuenta de HubSpot:

   • Inicia sesión con un perfil de Super Admin.

   • Ve a "Integraciones" > "Aplicaciones privadas".

   • Crea una nueva aplicación privada para Jamy.ai.

   Si necesitas detalles sobre OAuth:

   • Accede a tu cuenta de desarrollador.

   • Dirígete a la sección "Aplicaciones".

   • Selecciona el nombre de tu aplicación.

   • Encuentra la información en la pestaña de Autenticación.

Con estas configuraciones iniciales, podrás establecer la conexión entre Jamy.ai y HubSpot, lista para integrarse mediante los métodos específicos que elijas.

Métodos de conexión

Puedes conectar Jamy.ai con HubSpot usando herramientas externas o configurando webhooks directamente.

Integración con herramientas externas

Zapier y Make son opciones populares para integrar Jamy.ai con HubSpot sin necesidad de programación.

Pasos para configurar la integración con Zapier:

• Inicia sesión en Zapier.

• Selecciona Jamy.ai como aplicación desencadenante.

• Escoge HubSpot como aplicación de acción.

• Define el evento inicial, como "Nueva nota de reunión".

• Configura la acción en HubSpot, como "Crear contacto" o "Actualizar empresa".

Si buscas una integración más técnica y personalizada, puedes optar por el uso de webhooks.

Configuración directa mediante webhooks

Los webhooks ofrecen un nivel de personalización y control superior, pero requieren conocimientos técnicos para su configuración.

Pasos básicos para configurar webhooks:

• En Jamy.ai:

  • Ve a la sección de integraciones y crea un nuevo webhook.

  • Define la URL del webhook de HubSpot, el formato JSON y los eventos que lo activarán.

• En HubSpot:

  • Configura un punto de entrada para recibir los datos enviados desde Jamy.ai.

  • Crea un nuevo webhook en la sección de Integraciones.

  • Establece la estructura de datos y las acciones automáticas que se ejecutarán.

Ejemplo de mapeo de datos:

• Título de la reunión → Se convierte en el nombre del contacto o la empresa.

• Participantes → Se asignan como contactos relacionados.

• Notas y resumen → Se añaden como descripción o notas en HubSpot.

Si necesitas rapidez y facilidad, las herramientas externas son la mejor opción. Por otro lado, los webhooks son ideales si buscas un control más detallado sobre la integración.

Configuración de la integración

Configuración de campos de datos

Asignar los campos correctamente garantiza que la sincronización entre Jamy.ai y HubSpot funcione sin problemas.

Campos predeterminados:

• Título de la nota → Nombre del registro en HubSpot

• Fecha y hora → Fecha de creación

• Participantes → Contactos asociados

• Resumen → Descripción o notas

• Tareas → Actividades pendientes

¿Necesitas personalizar el mapeo?
Sigue estos pasos:

1. En Jamy.ai, accede a la sección de integraciones, selecciona HubSpot y revisa los campos disponibles.

2. En la interfaz de mapeo, verás:

   • A la izquierda: Campos de Jamy.ai

   • A la derecha: Propiedades de HubSpot

Ejemplos de personalización avanzada:

Una vez configurados los campos, puedes definir cómo sincronizar los datos entre ambas plataformas.

Opciones de sincronización

Con los campos mapeados, el siguiente paso es ajustar cómo se comunicará y actualizará la información entre Jamy.ai y HubSpot.

Frecuencia de sincronización:
La sincronización incremental ocurre cada 5 minutos, revisando y actualizando cambios en ambas plataformas.

Tipos de sincronización disponibles:

• Unidireccional: De Jamy.ai a HubSpot.

• Bidireccional: Actualizaciones en ambas direcciones.

Cómo optimizar la sincronización:

1. Filtrar y resolver conflictos:

   • Sincroniza según etiquetas específicas o participantes clave.

   • Define prioridades: ¿HubSpot, Jamy.ai o el registro más reciente?

   • Crea reglas para evitar duplicados.

Si utilizas Operations Hub Professional o Enterprise, puedes configurar webhooks personalizados para un control más detallado de la sincronización.

Pruebas y Soluciones

Después de configurar la integración, es importante asegurarse de que todo funcione correctamente siguiendo un proceso ordenado.

Verificación de la Integración

Comprueba que la integración opera como debe realizando varias revisiones.

Estado de sincronización:

El panel "Resumen de Sincronización" clasifica los registros en tres estados principales:

Pasos para verificar:

• Accede al panel de integraciones en Jamy.ai.

• Comprueba que el estado de sincronización y la actualización de los campos sean los esperados.

• Asegúrate de que la última hora de sincronización sea reciente.

Para una validación completa, crea una nota de prueba en Jamy.ai y verifica que aparezca en HubSpot con todos los campos correctamente actualizados.

Si encuentras errores, consulta las soluciones específicas en la siguiente sección.

Problemas Comunes y Soluciones

Algunos problemas habituales tienen soluciones que puedes aplicar de inmediato.

Problemas de conexión:

• Webhook no responde: Usa herramientas como webhook.site para verificar si los datos se están enviando correctamente. Ten en cuenta que HubSpot reintenta el envío durante tres días.

• Datos no actualizados: Examina el panel "Resumen de Sincronización" para localizar registros marcados como "Error" y sigue las instrucciones indicadas.

Otras soluciones para errores frecuentes:

Mejorar el rendimiento:

Configura notificaciones automáticas para recibir alertas sobre nuevos envíos de formularios o actualizaciones en HubSpot. Esto te ayudará a identificar y resolver problemas antes de que se agraven.

Si los problemas persisten, consulta los detalles de las solicitudes y respuestas en la sección de prueba de webhooks de HubSpot. Allí encontrarás información detallada sobre los encabezados y el contenido de las peticiones, lo que puede ser útil para diagnosticar errores.

Resumen

La integración puede realizarse a través de dos métodos principales:

Jamy.ai y HubSpot trabajan juntos para automatizar y optimizar la gestión de notas y datos en tu CRM. Aquí tienes los principales beneficios:

• Automatización: Las notas y transcripciones se sincronizan automáticamente.

• Centralización: Toda la información se organiza directamente en tu CRM.

• Seguimiento: Las tareas se convierten en actividades dentro de HubSpot, facilitando la gestión.

Pasos clave para una integración efectiva:

• Configurar los webhooks para los eventos que necesites rastrear.

• Asegurar un mapeo correcto entre las plataformas para evitar errores.

• Realizar pruebas frecuentes para garantizar que la sincronización funcione correctamente.

Con Jamy.ai y HubSpot, puedes simplificar tus flujos de trabajo y aumentar la productividad de tu equipo.

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