¿Quieres automatizar tareas y sincronizar información entre tus reuniones y Smartsheet? Conectar Jamy.ai, una herramienta de transcripción y gestión de tareas, con Smartsheet puede ahorrarte tiempo y mejorar tus flujos de trabajo. Aquí tienes un resumen rápido de cómo hacerlo:

• Método directo con webhooks: Configura un webhook en Smartsheet, vincúlalo con Jamy.ai y sincroniza datos como transcripciones, tareas y resúmenes automáticamente.

• Alternativa con herramientas de terceros: Usa plataformas como Zapier o Make para conectar ambas aplicaciones sin complicaciones técnicas.

Beneficios clave:

• Transcripciones automáticas en más de 50 idiomas.

• Detección y asignación de tareas sin intervención manual.

• Informes personalizados y sincronización en tiempo real.

¿Cómo empezar? Asegúrate de tener permisos de API en Smartsheet y un plan Premium de Jamy.ai (39 €/mes por usuario). Luego, sigue los pasos detallados para configurar la integración y optimizar tus procesos.

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Antes de empezar

Para conectar Jamy.ai con Smartsheet, asegúrate de que ambos sistemas estén correctamente configurados y de que tengas los permisos necesarios.

Permisos necesarios en Smartsheet

Primero, confirma que tu cuenta de Smartsheet cuenta con permisos para usar la API y webhooks. Si tienes dudas sobre los requisitos, consulta la documentación oficial de Smartsheet.

Configuración de Jamy.ai

Una vez que hayas verificado los permisos en Smartsheet, pasa a configurar Jamy.ai.

Asegúrate de lo siguiente:

• Plan Premium activo: El plan Premium de Jamy.ai, que cuesta 39 € por usuario al mes (facturado anualmente), incluye las herramientas necesarias para integrar webhooks.

• Webhooks habilitados:

  • Ve al panel de administración de Jamy.ai.

  • Activa los webhooks.

  • Configura los eventos específicos que quieras sincronizar con Smartsheet.

• Funciones necesarias activadas: Comprueba que tu cuenta de Jamy.ai tenga estas funciones habilitadas para garantizar una integración fluida:

Revisa estas configuraciones y ajusta los webhooks según los datos que planeas enviar a Smartsheet.

Pasos para la conexión directa mediante webhook

Para conectar Jamy.ai con Smartsheet usando webhooks, sigue estas instrucciones paso a paso.

Configurar el webhook en Smartsheet

Realiza las siguientes acciones en Smartsheet:

1. Crear el webhook

Accede al panel de Smartsheet y configura un nuevo webhook:

• Ve a la sección "Configuración de la cuenta".

• En el menú lateral, selecciona "Webhooks".

• Haz clic en "Crear nuevo webhook".

• Asigna un nombre claro, como "Integración Jamy.ai".

2. Definir los disparadores

Selecciona los eventos que activarán el webhook:

• Marca "Actualización de hoja" para mantener las notas sincronizadas.

• Ajusta la frecuencia de actualización según lo que necesites.

• Especifica los campos que deseas monitorizar.

Cuando termines, continúa configurando Jamy.ai.

Conectar Jamy.ai al webhook

Ahora, enlaza Jamy.ai con el webhook de Smartsheet:

1. Configurar en Jamy.ai

Desde el panel de administración:

• Navega a la sección "Integraciones".

• Elige "Webhooks personalizados".

• Haz clic en "Añadir nuevo webhook".

2. Introducir los detalles del webhook

Proporciona la información requerida:

3. Comprobar la configuración

Asegúrate de que todo funcione correctamente:

• Realiza una prueba para verificar la conexión.

• Confirma que Smartsheet recibe los datos.

• Revisa que el formato de los datos sea el adecuado.

Esta integración directa con webhooks facilitará la automatización del intercambio de datos entre Jamy.ai y Smartsheet, optimizando tu flujo de trabajo.

Métodos de conexión mediante terceros

Además de usar webhooks para la conexión directa, existen opciones que facilitan aún más la integración. Si buscas soluciones sencillas, las plataformas de automatización pueden ser una excelente elección.

Conexión con Zapier

Zapier hace que conectar ambas aplicaciones sea fácil y rápido:

1. Configura Zapier

• Accede a Zapier y selecciona Jamy.ai como la aplicación que iniciará el proceso.

• Elige Smartsheet como la aplicación que ejecutará la acción.

• Autoriza ambas aplicaciones para que puedan trabajar juntas.

2. Crea tu flujo de trabajo

Establece los siguientes eventos y acciones:

3. Define la transferencia de datos

• Selecciona los campos que quieres enviar desde Jamy.ai.

• Asigna esos datos a las columnas correspondientes en Smartsheet.

• Aplica reglas de formato si es necesario.

Conexión con Make

Make (antes conocido como Integromat) ofrece una configuración más avanzada para automatizaciones:

1. Crea un escenario en Make

• Desde el panel de control, añade un módulo de Jamy.ai.

• Conéctalo con un módulo de Smartsheet.

• Define la frecuencia con la que se ejecutará el flujo.

2. Personaliza el flujo de datos

Make permite ajustes más detallados:

3. Optimiza el funcionamiento

Para que la conexión sea fluida:

• Ajusta los intervalos de actualización según tus necesidades.

• Configura alertas para posibles errores.

• Establece límites en el uso de datos para evitar problemas.

Make es ideal si necesitas manejar datos complejos, aplicar varias condiciones o integrar herramientas adicionales en tu flujo de trabajo.

Comprobar y solucionar problemas de conexión

Prueba tu conexión

Antes de buscar soluciones, verifica que la conexión inicial funciona correctamente.

1. Haz una prueba básica

Crea una nota nueva en Jamy.ai y asegúrate de que:

• Los datos se reflejan en Smartsheet en menos de 5 minutos.

• La información se transfiere con el formato esperado.

• Los campos se asignan correctamente a las columnas correspondientes.

Si esta prueba no da los resultados esperados, revisa los pasos descritos a continuación para identificar y solucionar problemas.

Solución de problemas comunes

Examina y corrige los siguientes posibles inconvenientes:

• Comprueba que tienes permisos de administrador y acceso a las hojas necesarias.

• Verifica que las credenciales de la API están actualizadas.

• Asegúrate de que la URL del webhook es correcta, está activa y no está bloqueada por un firewall.

• Confirma que no se ha excedido el límite de llamadas a la API.

• Si los datos no aparecen, espera 5 minutos y realiza otra prueba.

• Revisa que los formatos de fecha y hora coincidan en ambas plataformas.

• Verifica que los campos obligatorios están correctamente asignados.

Si el problema persiste:

1. Desactiva y vuelve a activar el webhook.

2. Revisa la configuración tanto en Jamy.ai como en Smartsheet.

3. Si el error continúa, contacta con el soporte técnico de Jamy.ai.

Recomendaciones para una conexión estable

• Consulta regularmente los registros de actividad.

• Mantén actualizadas las credenciales de acceso.

• Supervisa el uso de la API para evitar alcanzar los límites establecidos.

Resumen

Tras analizar ambos métodos de conexión, queda claro que Jamy.ai y Smartsheet trabajan juntos para automatizar notas y tareas de reuniones de manera eficaz. Esta integración puede lograrse de las siguientes formas:

Conexión directa mediante webhooks:

• Configura el webhook en Smartsheet.

• Vincúlalo con Jamy.ai utilizando la URL del webhook.

• Verifica que la transferencia de datos funcione correctamente.

Conexión mediante herramientas de terceros:

• Usa plataformas como Zapier para integrar ambas herramientas.

• Configura la integración con Make para mayor flexibilidad.

Ambos métodos ayudan a mejorar la gestión de reuniones. Entre los beneficios que aporta esta integración destacan:

• Creación automática de informes personalizados.

• Asignación inmediata de tareas a los responsables.

• Sincronización fluida de transcripciones y resúmenes.

• Extracción automática de citas importantes.

"Me encanta que Jamy asigne automáticamente las tareas a las personas que deben realizarlas. Ya no tengo que crear las tareas manualmente, lo que ahorra mucho tiempo" – Alexia Lafitau, CEO de Odys.travel

Para garantizar que la conexión funcione correctamente, recuerda revisar periódicamente:

• Los permisos de acceso.

• La configuración del webhook.

Esta integración mejora el flujo de trabajo y asegura que los equipos permanezcan coordinados, incluso cuando hay ausencias.

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